ارائه دادن در یک کنفرانس جلوی چند صد مخاطب می تواند برای هرکس استرس آفرین باشد، حالا اگر ندانید که چگونه باید کنفرانس را شروع کنید این استرس چندین برابر نیز خواهد شد. هرکاری با کمی تلاش و تمرین به راحتی قابل انجام است حتی شروع کردن کنفرانس جلوی چند صد نفر.
در ادامه روش های مختلفی را برای شروع کردن یک کنفرانس به شما خواهیم گفت تا با تمرین کردن آنها بتوانید کنفرانس خودتان را بدون استرس و لرزش صدا آغاز کنید. موارد زیر همگی بصورت تجربی تست شده اند و تمامی دانشجویانی که از خدمات انجام مقاله کنفرانسی موسسه ما استفاده کرده اند، به روش های زیر مقاله خودشان را در کنفرانس بدون مشکلی ارائه داده اند.
۱-استفاده از یک داستان کوتاه و مرتبط برای شروع کنفرانس
یکی از دانشجویان در مورد کنفرانس های مختلف خود اینطور میگفت: شروع کنفرانس گاه یک کابوس است گاه یک رویا! اما امان از واقعیت! همه این حالت ها را تجربه کرده ام. روزی که فکر می کردم فقط قرار است متنی را بخوانم و نتیجه را اعلام کنم اصلاً انتظارش را نداشتم که اگر شروع جذابی داشته باشم نیمی از راه را رفته ام. شروع کنفرانس زمان طلایی بود که اوایل این را نمی دانستم اما خیلی زود فهمیدم همین زمان کوتاه چقدر در نظر داوران تاثیرگذار است. مطالب من معتبر بود پس چرا نباید برای شروع کنفرانس مهارت خود را بیشتر می کردم. در ادامه یک نمونه از شروع کنفرانس از این دانشجو را بخوانیم:
چند وقت پیش داشتم یه روزنامه قدیمی ورق می‌زدم که یه خبر عجیب دیدم: یه نفر توی جنگل، یه درخت رو کاشته بود و زیرش یه کپسول زمان گذاشته بود با یه یادداشت که نوشته بود: «اگه اینو پیدا کردی، یعنی این درخت رشد کرده و تو هم وقت داری یه چیزی بسازی که به آیندگان برسه.»
این داستان منو به فکر فرو برد: چقدر از کارهایی که امروز می‌کنیم، می‌تونه اثرش تا آینده بمونه؟ بیاین تو این جلسه، مثل اون درخت، چیزی بسازیم که رشد کنه و تاثیرش تا مدت‌ها دیده بشه. آماده‌اید؟!
۲-آغاز کنفرانس با بیان هدف ارائه
بیان هدف یکی از تکنیک های جالب برای شروع کنفرانس محسوب می شود. این که موضوع کنفرانس شما چه چالش خاصی را مورد بررسی قرار داده است و یا آمار تکان دهنده ای را شامل می شود.
پیشنهاد این است که شروع کنفرانس خود را با بیان هدف اصلی در نظر بگیرید. گاهی بیان هدف یعنی شما میخ اول را به خوبی کوبیده اید و ارائه شما باعث می شود سایر افراد مشتاق باشند تا متوجه شوند چطور به چنین هدفی رسیده اید.
برای بیان هدف از جملات جسارت آمیز استفاده کنید. مثلاً بگویید تا 4 سال آینده 80 درصد از متخصصین x به خاطر نداشتن تسلط در نرم افزار یا علم x کسب و کار خود را از دست می دهند! گفتن چنین جمله ای با قاطعیت جسارت زیادی می خواهد اما مخاطب را متوجه می کند که شما واقعاً به آنچه می گویید تسلط کامل دارید. جمله جسارت آمیز شما باید جنبه واقعی داشته باشد و به دور از تخیل باشد و قطعاً باید پژوهش زیادی در این راستا انجام داده باشید.
۳-سلام و خوشامدگویی حرفه‌ای
سلام و خوشامدگویی هر سمت و سویی دارد باید بدون تپق باشد! لحن سلام و احوالپرسی نباید محاوره ای و یا با نازک کردن صدا و یک سری حرکات فانتزی باشد و لحن رسمی موضوع مهمی است. اما صمیمیت باید در سلام و خوشامدگویی شما مشخص باشد. با کسانی که در کنفرانس حضور دارند در حین سلام و خوشامدگویی ارتباط چشمی برقرار کنید، صحیح بایستید و به افراد مهم در جمع احترام بگذارید. از زبان بدن خود و کمی لبخند هم استفاده نمایید. 30 تا 60 ثانیه برای خوشامدگویی کافیست. مخاطب شما می خواهد زودتر به اصل داستان برسد.
یک مثال جالب برای خوشامدگویی استفاده از یک قطعه شعر است. مثلاً ” خدایا شروع سخن نام توست وجودم به هر لحظه آرام توست” می تواند یک شروع مناسب باشد.
البته انتخاب شعر مورد نظر طبق سلیقه خودتان است. اگر متن خوشامدگویی دارید نباید حالت ربات گونه داشته باشد، صمیمیت و احترام مهمترین قسمت در سلام و خوشامدگویی محسوب می شود. پر انرژی، خوش مشرب اما مودب خوشامدگویی کنید نیازی به داستان سرایی در ابتدای کار ندارید.
به شما پیشنهاد داده می شود که ابتدا با یک شعر به مخاطبان خود سلام بدهید و با استفاده از یک داستان که دربالا ذکر شد کنفرانس را ادامه دهید و قبل از شروع بحث اصلی از مخاطبان بخواهید که به افتخار خودشان دست بزنند تا با این کار افرادی که به کنفرانس شما توجه ندارند به شما توجه کنند و یک ارتباطی با شما بگیرند و حس شما را درک کنند.
۴-شروع کنفرانس با ارائه برنامه و زمان بندی آن
کسانی که در جلسه کنفرانس شما حضور دارند از قشر مختلف با شرایط روحی متفاوتی هستند. برخی صبورند، برخی عجولند، برخی روز خود را خوب شروع نکرده اند و … . بنابراین بلاتکلیفی در کنفرانس یک پوینت منفی برای شماست.
تکلیف کنفرانس خود را مشخص کنید. در همان ابتدای کار اعلام کنید که زمان کلی کنفرانس چقدر است. هر بخش از کنفرانس چقدر زمان می برد و به نوعی برنامه دقیق خود را برای مخاطب شفاف سازی کنید. اگر داده های آماری دارید و نیاز به توضیح بیشتری دارد قطعاً روی زمان این بخش تاکید داشته باشید. هرچه مخاطب آگاهی بیشتری نسبت به تسلط شما به کل مطلب داشته باشد برای کنفرانس شما ارزش بیشتری قائل می شود.
خیلی مهم است که در ارائه زمان بندی کنفرانس خود صادق باشید. خودتان را بزرگ جلوه ندهید. کنفرانس را به نشانه مهم بودن بیش از حد طولانی نکنید. این روزها افراد حوصله کمتری دارند. حتی در اعلام برنامه ریزی کنفرانس هم باید تن صدای شما بالا و پایین برود.
۵-توضیح درباره قوانین کنفرانس به مخاطبان
کنفرانس دادن با صحبت دوستانه فرق می کند، پس برای شروع کردن کنفرانس و نشان دادن جدیت خود می توانید قوانین خود را به مخاطب شرح دهید، هرچند که این کار ممکن است کمی جلوه منفی از شما به مخاطب بدهد اما تصمیم انجام چنین کاری به نوع کنفرانس و جنبه مخاطبان شما بستگی دارد که این را باید خودتان بسنجید.
برای مثال می توانید قوانین مختلفی را به مخاطب بگوید: تلفن همراه شما باید خاموش باشد. اینکه وسط کنفرانس صدای نوتیفیکیشن تلفن همراه یا لرزش آن شنیده شود اشتباه است. صحبت کردن با یکدیگر در زمان ارائه ممنوع است و …
نکاتی که باید قبل از شروع کنفرانس رعایت کنید
۱-اطمینان از عملکرد درست تجهیزات: کنفرانس به خودی خود امری استرس زا است بنابراین سهل انگاری در هر اموری ممکن است به کل تمرکز شما را از بین ببرد. زودتر از سایر افراد در جلسه حاضر شوید و دستگاه های صوتی و تصویری را چندین بار چک کنید. دکمه تنظیم صدای میکروفن را تست کنید ممکن است در سالن خالی صدای شما اکو داشته باشد اما پس از حضور افراد نیاز به تنظیم دیگری برای میکروفون باشد. سعی کنید میکروفون را از هر نظر مورد بررسی قرار دهید. پروژکتور برای نمایش توضیحات تصویری شما الزامی است بنابراین از عملکرد درست پروژکتور و سایز تصاویر خود در آن اطمینان حاصل کنید. تمامی سیم های مربوطه را از نظر عملکرد بسنجید. اگر در بخشی از کنفرانس نیاز به اتصال به اینترنت دارید از سرعت اینترنت موجود اطمینان حاصل کنید.
- نحوه مدیریت استرس: تمرین و تکرار بهترین روشی است که کمک می کند تسلط شما بر روی کل مطالب بیشتر شود. بهتر است مهارت فن بیان خود را تقویت کنید. داشتن اعتماد به نفس کمک زیادی به شما می کند. در ابتدا سعی کنید نفس های عمیق بکشید تا سطح هورمون های استرس بدن شما تنظیم شوند. تمرکز خود را از روی مخاطبین بردارید شما باید روی موضوع خود تمرکز داشته باشید.
از لباس راحت و در عین حال شیک و مناسب استفاده کنید که مدام نیاز نباشد حواس خود را پرت تنظیم لباس خود کنید. اگر ارتباط چشمی در ابتدای کنفرانس به شما کمک می کند این کار را انجام دهید در غیر این صورت لبخند ملایمی داشته باشید و روی مطالب تمرکز نمایید. هرگز مطالب خود را دست کم نگیرید. مدام با خود تکرار کنید که افراد حاضر در سالن مشتاق موضوع شما هستند و اجازه ندهید افکار منفی به سراغ شما بیاید.
اگر استرس شما زیاد است یک لیوان آب در کنار دست خود بگذارید، سوالی بپرسید و تا زمان پاسخ جرعه ای آب بنوشید. مکث کردن در حین صحبت اصلاً ایرادی ندارد فقط نباید بیش از حد باشد. در نهایت اگر قسمتی از کنفرانس را فراموش کردید اصلاً اجازه ندهید صورتتان این موضوع را نشان دهد. از تصاویر و اطلاعات موجود کمک بگیرید تا همه چیز در ذهنتان مرور شود. اشکالی ندارد گاهی بابت این موضوع عذرخواهی کنید اما با روی خوش قسمت بعدی را ادامه دهید.
سخن پایانی
شروع سخنرانی زمان طلایی است که نباید دست کم گرفته شود. اینکه با لحنی کسالت آمیز، سلامی از سر اجبار بگویید و سخنرانی را شروع کنید مخاطب را اذیت می کند. باید بدانید در ابتدا چه بگویید، چطور بگویید، و بر چه اساسی پیش بروید. لحن شما، ارتباط چشمی، حرف های اولیه و روحیه قوی همگی کمک می کند تا بدانید چطور باید کنفرانس خود را آغاز کنید. اگر سوال دارید می توانید آن را در بخش نظرات ذکر کنید تا پشتیبانان موسسه انجام مقاله به آن ها پاسخ دهند.
